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抚州市教育局关于规范行政调解卷宗的暂行规定

发布日期: 2017-10 -20 16:29

 

抚州市教育局关于规范行政调解卷宗的暂行规定

 

第一条    (目的和依据)

为了规范行政调解卷宗,健全行政调解工作制度,推进行政调解工作规范化建设,根据《抚州市行政调解工作规则》和《行政调解委员会办案规则》的有关规定,结合我局实际,制定本规定。

第二条    (定义和范围)

本规定所称行政调解卷宗(以下简称调解卷宗)是指行政调解委员会依法调处纠纷活动中形成的工作文书及相关材料。

调解卷宗主要包括《行政调解申请书》或者《行政调解受理登记表》、行政调解调查(调解、回访)记录、《行政调解协议书》或者《行政调解口头协议登记表》等。

第三条    (立卷原则)

行政调解委员会调解纠纷,一般应当制作调解卷宗,并且做到一案一卷、按卷编号

纠纷调解过程简单或者达成口头调解协议的,也可以多案一卷,定期集中组卷归档

同一当事人因同一纠纷多次申请调解的,可并入同一卷宗。

第四条    (立卷人员)

行政调解卷宗的立卷归档工作由调解纠纷的行政调解员或者行政调解委员会指定的人员负责。

第五条    (材料要求)

归入调解卷宗的工作文书或相关材料,应当按照市教育局制定的行政调解文书规范和格式等要求制作,调解卷宗封面和卷内书面材料一般应当使用钢笔、水笔书写或采用打印件,字体要求整齐、清晰。

第六条    (立卷规定)

行政调解委员会受理纠纷调解申请后,立卷人即应同步制作文书、收集材料,进行调解卷宗立卷,并在调解案件办结时,全面整理、检查文书材料,补齐遗漏的材料,去除不必立卷的材料,随后送交归档。

第七条    (材料处置)

调解卷宗中内容相同的材料一般留存一份,并去除重复的材料,但有相关单位或部门负责人批注的除外。为备日后查考,可根据需要将重复的材料保留13份夹在已装订的卷宗内。

不能附卷归档的实物证据,立卷人可将证据的照片附卷归档,并记载该证据的名称、数量、规格、特征、保管处所等信息。

随卷归档的录音带、光盘等声像文件,应在每盘磁带、光盘上注明当事人姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等,逐盘登记造册归档。

第八条    (材料顺序)

调解卷宗中的文书和材料应按照调解工作进程和材料形成的先后顺序排列,具体顺序为:

(一)卷宗封面;

(二)卷内目录;

(三)行政调解申请书;

(四)行政调解受理登记表;

(五)行政调解纠纷受理通知书;

(六)当事人或委托人的身份证明;

(七)当事人委托代理人的委托授权书;

(八)代理人的身份证明;

(九)当事人提供的有关证明材料;

(十)行政调解员调查取得的有关证明材料;

(十一)调解记录;

(十二)调查记录;

(十三)行政调解协议书或人民调解口头协议登记表;

(十四)司法确认书;

(十五)纠纷调解终止通知书;

(十六)纠纷终止原因的材料;

(十七)行政调解员回访记录;

(十八)备考表;

(十九)封底。

前款中未尽项目,行政调解委员会可以根据实际情况,按照文书材料形成的先后顺序排列。

有关咨询的信件、电话记录、谈话笔录,没有显著参考与保存价值的工作计划、工作总结等,可以视情归档。未被受理的调解申请等材料,应当另行归档。

第九条        (材料编码)

调解卷宗中的文书和材料经按序排列后,应使用阿拉伯数字逐页编码。页码位置正面在右上角,背面在左上角

卷宗封面、卷内目录、备考表、卷底、无字页不编页码。

第十条        (卷内目录)

卷内目录应按卷内文书和材料排列顺序逐件填写其名称,并标明起止页号。不得随意更改和简化文书材料的名称,没有名称的应当拟写名称。

卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。

“本卷情况说明”栏内填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况;“立卷人”栏由立卷人签字;“检查人”栏由档案管理人员签字;“立卷日期”栏填写立卷完成的日期。

第十一条        (装订要求)

调解卷宗装订前应进一步整理,对破损的材料应修补或复制,复制件排列在原件后面。

文件用纸以A4纸为标准,大于A4纸的应剪裁或折叠,小于A4纸的应贴衬,订口处有字迹的应粘衬边。需附卷的信封应打开平放,保留邮票。材料上的金属物应去除。

装订要求右边齐、下边齐,三孔一线,装订线使用棉线绳,长度为180毫米,在底线结扣处贴封条,由立卷人签名。

第十二条        (移交手续)

调解卷宗应在调解案件办结后2个月内整理归档,由立卷人向档案管理人员移交,办理移交手续。

档案管理人员接收档案时,应认真核对清点,检查文书材料是否齐全、完整。符合规定要求的,予以接收,并办理交接手续;不符合的,予以退还立卷人重新整理。

对接收的调解卷宗,档案管理人员应当按照纠纷登记表编号编写归档顺序号,同时填写检索卡片、档案目录登记簿和档案收进登记簿。

已经归档的调解卷宗,不得从卷内抽取材料。需要增添文书材料时,必须征得档案管理人员同意,按照立卷要求办理,以保证案卷的质量,并在备考表中填写增添记录。

第十三条        (保管期限)

行政调解委员会应根据纠纷类型、协议内容和当事人实际情况等综合确定卷宗保管期限。

保管期限分为短期、长期和永久共3种,短期卷保管期限为5年,长期卷保管期限为10年。

第十五条        (解释权和有效期)

本规定由市教育局行政调解委员会负责解释。

本规定自下发之日起执行。